Mahnung (1. Mahnstufe)

Eine Mahnung (1. Stufe) ist eine schriftliche Zahlungserinnerung, mit der Sie einen Schuldner erstmals auf eine überfällige Forderung hinweisen und eine neue Zahlungsfrist setzen. Im Gegensatz zur zweiten oder dritten Mahnstufe verzichten Sie hier noch auf Mahngebühren oder Verzugszinsen.

Wann Sie eine erste Mahnung schreiben

Die erste Mahnung ist eine freundliche Zahlungserinnerung. Sie schicken sie, wenn eine Rechnung trotz Fälligkeit nicht beglichen wurde — in der Regel einige Tage bis zwei Wochen nach Ablauf der Zahlungsfrist. Ziel ist nicht die Eskalation, sondern ein höflicher Hinweis: Vielleicht ist die Rechnung im Alltag schlicht untergegangen. Bleiben Sie deshalb sachlich und freundlich. Die meisten offenen Beträge werden bereits nach der ersten Erinnerung gezahlt.

Was in die erste Mahnung gehört

• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum — damit die Forderung eindeutig zuzuordnen ist.
• Offener Betrag — exakt und inkl. Umsatzsteuer, falls ausgewiesen.
• Neue Zahlungsfrist — üblich sind 7 bis 14 Tage ab Zugang der Mahnung.
• Bankverbindung — IBAN und Verwendungszweck (Rechnungsnummer) wiederholen.

Verzugszinsen und Gebühren — in Stufe 1 noch nicht

Bei der ersten Mahnung verzichten Sie üblicherweise auf Mahngebühren und Verzugszinsen. Rechtlich gerät Ihr Kunde gegenüber Privatpersonen oft erst durch die erste Mahnung in Verzug (§ 286 BGB). Eine Ausnahme gilt, wenn auf der Rechnung ein konkretes Fälligkeitsdatum genannt war oder bei Verbrauchern 30 Tage seit Rechnungszugang verstrichen sind — dann tritt der Verzug automatisch ein. Verzugszinsen und die 40-€-Pauschale heben Sie sich für die zweite Stufe auf.

Häufige Fehler

• Zu früh gemahnt: Warten Sie den Ablauf der ursprünglichen Zahlungsfrist ab.
• Kein klares neues Datum: „umgehend“ ist keine Frist — nennen Sie ein konkretes Datum.
• Falscher Ton: In Stufe 1 wirkt Druck kontraproduktiv und gefährdet die Kundenbeziehung.